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Questions fréquentes

79 questions fréquentes sur la traçabilité des lots et des matières pour les ateliers alimentaires

Toutes les questions posées sur TracaLots et leurs réponses, regroupées par sujet : le produit, les articles du blog, les outils gratuits et les guides. Chaque réponse renvoie vers la page qui la détaille.

Sur TracaLots

TracaLots remplace-t-il un contrôle sanitaire officiel ?
Non. TracaLots vous aide à tenir votre traçabilité au quotidien et à présenter un historique clair. Il facilite le contrôle mais ne s'y substitue pas.
Faut-il un lecteur de code-barres particulier ?
Non. TracaLots fonctionne par la saisie de vos matières et de vos lots depuis un téléphone ou un ordinateur. Vous pouvez démarrer sans matériel supplémentaire.
Comment retrouve-t-on les produits en cas de rappel ?
Vous recherchez le numéro de lot de la matière concernée et TracaLots liste tous les produits fabriqués avec, ainsi que les clients livrés si vous les avez renseignés.
Puis-je gérer plusieurs ateliers ?
Oui. Le plan Multi-sites offre une vue consolidée de tous vos ateliers, chacun avec ses réceptions et ses fabrications tracées.
Mes données sont-elles en sécurité ?
Oui. Vos données sont hébergées dans l'Union européenne, protégées et jamais revendues. Vous restez propriétaire de vos informations.
Y a-t-il un engagement ?
Aucun. L'abonnement est mensuel, sans engagement, résiliable à tout moment depuis votre espace.

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Qu'est-ce que la traçabilité alimentaire et pourquoi est-elle obligatoire dans un atelier ?

Quelle différence entre traçabilité amont et aval ?
L'amont retrace l'origine des matières premières utilisées (fournisseur, numéro de lot). L'aval identifie les clients à qui un lot a été livré. Les deux ensemble permettent de remonter et de redescendre toute la chaîne.
Un petit atelier artisanal est-il concerné par la traçabilité ?
Oui. Tout atelier qui transforme des denrées doit pouvoir suivre le parcours de ses produits, quelle que soit sa taille. L'exigence porte sur la capacité à relier matières et fabrications, pas sur le volume produit.

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Comment attribuer un numéro de lot à chaque fabrication dans un atelier alimentaire ?

Quelle est la bonne taille pour un lot de fabrication ?
Souvent une journée ou une fournée. Un lot trop large (une semaine entière) oblige à retirer bien plus que nécessaire en cas de rappel ; un lot trop fin devient ingérable.
Peut-on utiliser simplement la date comme numéro de lot ?
La date de fabrication est une base lisible et solide. Ajoutez-y un identifiant de produit ou de recette dès que vous fabriquez plusieurs références le même jour, pour éviter toute confusion.

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Comment relier un produit fini aux matières premières qui le composent facilement ?

Pourquoi ne pas reconstituer les liens après coup ?
Parce qu'on ne se souvient plus quel lot de farine a servi tel jour. Reconstituer de mémoire, dans l'urgence d'un rappel, est presque toujours voué à l'échec. Le lien doit se créer pendant la production.
Quelles informations noter à chaque fabrication ?
Le produit et son lot, chaque matière première utilisée avec son numéro de lot, la date de fabrication et la quantité produite. Cette dernière aide à estimer ce qui est parti en cas de rappel.

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Comment réagir vite à un rappel de lot pour protéger ses clients ?

Faut-il tout jeter en cas de rappel d'une matière ?
Non, si votre traçabilité est fiable. Elle permet de retirer exactement les produits ayant utilisé le lot concerné, ni plus ni moins. Le ciblage protège à la fois les clients et votre trésorerie.
Comment se préparer à un rappel avant qu'il n'arrive ?
En tenant sa traçabilité au quotidien, à chaque réception et chaque fabrication. Un rappel ne se gère pas en improvisant le jour venu : c'est la routine de tous les jours qui rend la crise gérable.

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Comment bien réceptionner et enregistrer ses matières premières à l'arrivée d'une livraison ?

Que vérifier avant d'accepter une livraison de matières ?
La correspondance avec la commande, l'intégrité de l'emballage, la température des produits sensibles et une date limite laissant assez de marge. Une livraison non conforme se refuse plutôt que d'introduire un risque dans l'atelier.
Pourquoi noter le numéro de lot du fournisseur ?
C'est lui qui permettra de savoir si vous êtes concerné en cas de rappel côté fournisseur. Le relever à réception, tant que l'étiquette est lisible, évite des recherches désespérées plus tard.

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Comment gérer les dates limites de ses matières pour limiter les pertes en atelier ?

Qu'est-ce que le principe du premier périmé, premier sorti ?
C'est ranger les matières pour utiliser d'abord celles dont la date limite est la plus proche : ce qui doit partir devant, les arrivages récents derrière. Cela réduit les oublis au fond des étagères.
Le suivi des dates demande-t-il une saisie supplémentaire ?
Non. La date limite est déjà enregistrée au moment de la réception des matières. Le suivi des pertes se construit donc sur la traçabilité existante, sans travail en plus.

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Que doit contenir une étiquette de produit fini dans un atelier de métier de bouche ?

Le numéro de lot est-il obligatoire sur l'étiquette ?
C'est la mention la plus utile pour vous : elle permet d'identifier précisément les produits concernés lors d'un rappel. Une étiquette sans numéro de lot cohérent avec votre traçabilité perd tout son intérêt côté sécurité.
Comment mettre les allergènes en évidence sur une étiquette ?
Faites-les ressortir dans la liste des ingrédients, par exemple en gras, pour qu'un consommateur allergique les repère d'un coup d'oeil. C'est une information de sécurité, pas un simple détail réglementaire.

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Comment préparer sa traçabilité pour aborder sereinement un contrôle sanitaire en atelier alimentaire ?

Que vérifie un inspecteur lors d'un contrôle sanitaire ?
Au-delà de la propreté des locaux, il vérifie que vous maîtrisez votre chaîne : relier un produit à ses matières, retrouver l'origine d'un ingrédient, savoir à qui un lot a été vendu.
Peut-on rattraper une traçabilité négligée avant un contrôle ?
Reconstituer tout la veille est épuisant, souvent incomplet, et cela se voit. Mieux vaut tenir sa traçabilité au fil de l'eau : la régularité vaut mille bachotages de dernière minute.

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Faut-il abandonner le cahier papier pour tracer ses lots dans un atelier alimentaire ?

Le cahier papier est-il encore autorisé pour la traçabilité ?
Oui, numériser n'est pas une obligation en soi et le papier reste accepté. Mais entre deux méthodes conformes, autant choisir celle qui répond en minutes plutôt qu'en heures le jour d'un rappel.
Par où commencer pour numériser sa traçabilité ?
Par le maillon fondateur : la réception des matières premières. Une fois les entrées enregistrées, les lots, les étiquettes et les recherches en découlent naturellement, sans revenir au cahier.

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Comment savoir à quels clients professionnels un lot a été livré en cas de rappel ?

Comment tracer les ventes aux particuliers en boutique ?
On n'enregistre pas les acheteurs de passage. La traçabilité aval s'arrête au point de vente : vous savez quel lot est parti quel jour et sur quel étal, et le retrait passe alors par une information affichée en boutique.
Le bon de livraison suffit-il comme trace des sorties ?
Il constitue une bonne base, à condition d'y faire figurer les numéros de lot des produits remis. Un bon de livraison qui ne mentionne que des quantités ne permet pas de savoir quel client a reçu quel lot.
Faut-il tracer aussi les dons et les invendus repris ?
C'est prudent. Un produit sorti de l'atelier, même sans facture, peut être concerné par un retrait. Notez sa destination et son numéro de lot comme pour une livraison classique, afin de garder une chaîne complète.

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Comment organiser sa traçabilité quand plusieurs personnes se relaient dans un même atelier alimentaire ?

Qui doit être responsable de la traçabilité dans un atelier ?
Une personne référente définit les règles et vérifie qu'elles sont suivies, mais l'enregistrement appartient à celui qui fait le geste : celui qui réceptionne note la réception, celui qui fabrique note le lot et ses matières.
Comment intégrer un saisonnier à la traçabilité rapidement ?
Montrez le geste sur une réception réelle, faites-le refaire une fois, puis affichez un rappel court près du poste. Une consigne qui tient en quelques lignes s'applique dès le premier jour, contrairement à une procédure longue.
Que faire si une information manque au moment d'enregistrer ?
Mieux vaut signaler le doute que laisser une case vide sans explication. Notez ce que vous savez, indiquez ce qui manque, et complétez dès que l'information est disponible : une trace incomplète mais datée reste exploitable.

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Simulateur de coût d'un rappel de lot

Pourquoi compter le prix de vente et non le seul coût des matières ?
Parce qu'un produit fini jeté fait perdre la matière, le temps de fabrication et la marge qu'il aurait rapportée. Le prix de vente hors taxes est la mesure la plus simple de cette perte totale pour un atelier qui vend sa production.
Comment estimer la part de production réellement concernée ?
Regardez comment un lot de matière est consommé chez vous : un sac de farine utilisé sur deux fournées d'une journée de dix représente environ 20 % de cette journée. Une traçabilité reliée donne ce chiffre exactement ; sans elle, vous ne pouvez que l'estimer.
Le temps de recherche est-il vraiment nul avec une traçabilité reliée ?
Non, mais il se compte en minutes plutôt qu'en heures : on recherche le numéro de lot de la matière et on obtient la liste des fabrications. Nous l'avons donc négligé dans le calcul, ce qui reste prudent pour l'écart entre les deux scénarios.
Puis-je utiliser le simulateur pour un problème détecté sur une fabrication et non sur une matière ?
Oui. Dans ce cas, la période de doute correspond au nombre de jours regroupés sous un même numéro de lot, et la part concernée à la fraction de ce lot que vous pouvez isoler. Notre calculateur de taille de lot traite précisément cette question.

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Calculateur de taille de lot

Pourquoi le retrait est-il arrondi au lot complet ?
Parce qu'un numéro de lot est l'unité minimale que l'on sait identifier sur les produits. Si une fournée concernée partage son numéro avec d'autres, rien ne permet de les distinguer chez le client ou en stock : tout le lot part.
Un lot par journée est-il un bon compromis pour un petit atelier ?
Souvent, oui. La date de fabrication sert de base au numéro, chaque produit reste identifiable au jour près, et le nombre de numéros reste raisonnable. Si vous fabriquez plusieurs produits par jour, ajoutez un identifiant de recette au numéro.
Que se passe-t-il si une fournée mélange deux lots de matière ?
Le calculateur ne le modélise pas : il suppose un lot de matière à la fois. Dans la pratique, une fournée qui contient deux lots de farine est concernée dès que l'un des deux est rappelé, ce qui augmente légèrement l'exposition.
Comment choisir la durée de consommation d'un lot de matière ?
Observez le conditionnement : un sac de 25 kilos de farine ou un bidon de crème est consommé en un nombre de jours assez stable. Prenez la matière la plus sensible de votre atelier, celle pour laquelle un rappel est le plus probable.

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Comparateur cahier papier ou outil numérique

Pourquoi valoriser mon propre temps si je ne me paie pas à l'heure ?
Parce que chaque minute passée à recopier une étiquette est une minute de moins en production ou en vente. Le coût horaire traduit ce temps en euros pour que les deux méthodes soient comparables ; ajustez-le à ce que vaut réellement votre heure.
Le gain de temps de 50 % est-il réaliste ?
C'est une hypothèse moyenne : les fournisseurs et matières déjà enregistrés se sélectionnent au lieu d'être réécrits, et l'étiquette de lot s'imprime au lieu d'être rédigée à la main. Choisissez l'option prudente si vous doutez, puis affinez après un essai réel.
Le résultat dit que le papier reste moins cher : dois-je en rester là ?
Pas forcément. À faible volume, l'abonnement pèse plus que les minutes gagnées, et le comparateur ne compte ni les recherches en cas de rappel ni les pertes liées aux dates limites. Si ces situations vous coûtent déjà, elles peuvent inverser la conclusion.
Puis-je comparer un tableur maison plutôt qu'un cahier papier ?
Oui. Renseignez dans les temps par réception et par fabrication ce que prend la saisie dans votre tableur, et mettez l'abonnement à zéro si vous comparez deux solutions gratuites. La logique du calcul reste identique.

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Traçabilité des lots et des matières premières en atelier alimentaire : le guide complet

Un numéro de lot est-il obligatoire pour un tout petit atelier ?
Oui, dès qu'un atelier transforme des denrées, il doit pouvoir identifier ses fabrications par lot. La taille du lot reste libre : elle peut correspondre à une fournée, une journée ou une semaine, selon votre organisation.
Combien de temps faut-il conserver l'historique de traçabilité ?
Cela dépend de la nature du produit et des recommandations propres à votre filière. Vérifiez les délais qui s'appliquent à votre activité plutôt que de vous fier à une durée générale, et conservez au moins l'historique de la dernière période de vente.
Faut-il un logiciel pour être en règle avec la traçabilité ?
Non, un cahier bien tenu peut suffire, en particulier pour un petit volume. Un outil numérique n'est pas une obligation : il facilite surtout la recherche et le lien entre matières et fabrications quand le volume ou le nombre de personnes augmente.
Que faire si le numéro de lot d'une matière n'a pas été noté à la réception ?
Reconstituez ce que vous pouvez à partir du bon de livraison et de la date de réception, puis corrigez vos habitudes pour la prochaine livraison. Un numéro manquant sur une seule réception ne remet pas en cause tout le système, s'il reste une exception.
Un outil comme TracaLots remplace-t-il un contrôle sanitaire officiel ?
Non. Un outil de traçabilité aide à tenir des enregistrements réguliers et à présenter un historique clair, mais il ne se substitue pas à un contrôle ni à un conseil réglementaire propre à votre activité.

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TracaLots ou le tableur : quelle solution pour tracer ses lots en atelier ?

Un tableur peut-il suffire pour un tout petit atelier ?
Oui, tant que le nombre de matières reste limité et qu'une seule personne tient le fichier avec rigueur. Le risque augmente dès que plusieurs fabrications utilisent les mêmes matières sur plusieurs semaines sans méthode commune de saisie.
À partir de quel volume un logiciel devient-il utile ?
Il n'existe pas de seuil universel, mais dès que retrouver un lot dans le tableur prend plus de quelques minutes, ou que plusieurs personnes saisissent des réceptions et des fabrications, un outil dédié devient pertinent.
Peut-on importer un tableur existant dans TracaLots ?
En général oui, sous forme d'import depuis un fichier tableur, mais vérifiez toujours auprès de l'éditeur les formats acceptés avant de basculer votre historique.
Le tableur reste-t-il utile une fois TracaLots en place ?
Certains ateliers gardent un tableur annexe pour des besoins ponctuels, comme un budget ou une liste de fournisseurs, mais séparent ces usages de la traçabilité des lots pour éviter toute confusion entre les deux fichiers.

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TracaLots ou le cahier papier : comment tracer ses lots au quotidien ?

Le cahier papier est-il interdit par la réglementation ?
Non, aucune réglementation n'impose un support numérique. Ce qui compte est la capacité à présenter une traçabilité claire et à retrouver un lot rapidement, quel que soit le support choisi.
Combien de temps faut-il pour retrouver un lot dans un cahier bien tenu ?
Cela dépend du classement et du volume de pages à parcourir : de quelques minutes pour un tout petit atelier à plusieurs heures pour un atelier avec beaucoup de matières et de fabrications sur la période concernée.
Peut-on garder le cahier en complément d'un outil numérique ?
Certains ateliers conservent un cahier de secours pour les coupures de connexion ou de courant, mais font de l'outil numérique la référence principale afin d'éviter deux sources d'information différentes.
La transition du cahier vers un outil numérique prend-elle longtemps ?
La prise en main tient généralement en une matinée pour les gestes courants. L'habitude de saisir au bon moment, réception après réception, demande en revanche quelques semaines pour s'installer durablement.

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TracaLots ou un logiciel de gestion généraliste : que choisir pour tracer ses lots ?

TracaLots peut-il remplacer entièrement un logiciel de gestion ?
Non. TracaLots se concentre sur la traçabilité des matières et des lots ; il ne gère ni la facturation ni la comptabilité de l'atelier, qui restent à traiter avec d'autres outils.
Comment savoir si le module de mon logiciel actuel suffit ?
Testez-le sur un cas concret : retrouvez tous les produits fabriqués avec un lot de matière donné et mesurez le temps que cela prend. Si la réponse demande plusieurs recherches manuelles, le module montre ses limites.
Les deux outils peuvent-ils échanger des données ?
Cela dépend des deux logiciels concernés : certains proposent des exports ou des imports compatibles, d'autres non. Vérifiez ce point auprès des éditeurs avant de faire cohabiter deux outils.
Un tout petit atelier a-t-il besoin d'un outil dédié à la traçabilité ?
Pas forcément dès le départ. Un atelier avec peu de matières peut d'abord tester une méthode simple, papier ou tableur, et basculer vers un outil dédié quand le volume ou le risque associé aux matières manipulées augmente.

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Responsables de laboratoire

TracaLots convient-il à un laboratoire avec une seule personne en production ?
Oui. Un seul utilisateur peut enregistrer ses réceptions et ses fabrications au fil de la journée ; l'outil reste utile même sans équipe, en particulier pour retrouver un lot rapidement en cas de besoin.
Faut-il ressaisir chaque matière à chaque réception ?
Non, une matière déjà enregistrée se retrouve dans la liste existante : il reste à indiquer le nouveau numéro de lot et la nouvelle date limite pour chaque nouvelle livraison.
Comment TracaLots aide-t-il en cas de contrôle sanitaire ?
L'historique des réceptions et des fabrications se consulte ou s'exporte directement, ce qui évite de préparer un dossier à la main avant la visite du contrôleur, en complément d'une préparation plus large de sa traçabilité.
Peut-on continuer à imprimer des étiquettes de lot depuis TracaLots ?
Oui, chaque fabrication reliée à ses matières permet d'éditer une étiquette cohérente avec les données enregistrées, sans recopie manuelle du numéro de lot.

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Responsables qualité multi-sites

Combien d'ateliers peut-on relier dans le plan Multi-sites ?
Le nombre de sites reliés dépend de la formule choisie ; vérifiez la grille tarifaire en cours pour connaître les limites et les options d'accompagnement associées.
Chaque atelier voit-il les données des autres sites ?
Cela dépend des droits d'accès configurés : un responsable de site peut être limité à son propre atelier, tandis que le responsable qualité conserve la vue d'ensemble.
Comment gérer un fournisseur commun à plusieurs ateliers ?
Chaque atelier enregistre ses propres réceptions du fournisseur, avec ses propres numéros de lot livrés. La recherche consolidée permet ensuite de vérifier en une fois si un lot signalé a été reçu sur un ou plusieurs sites.
TracaLots aide-t-il à harmoniser des historiques déjà existants sur papier ?
L'outil ne reconstitue pas un historique passé qui n'a jamais été saisi. Il permet en revanche d'harmoniser la saisie à partir de sa mise en place, ce qui facilite les comparaisons futures entre sites.

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Artisans indépendants

Un artisan seul a-t-il vraiment besoin d'un outil de traçabilité ?
Cela dépend du volume de matières et de fabrications. Certains tout petits ateliers continuent sur papier ; d'autres gagnent du temps dès qu'ils reçoivent régulièrement plusieurs matières différentes de plusieurs fournisseurs.
Combien de temps faut-il pour prendre en main TracaLots seul ?
La mise en place tient généralement en une matinée pour les gestes essentiels. L'habitude de saisir à chaque réception et chaque fabrication s'installe ensuite progressivement sur quelques semaines.
TracaLots remplace-t-il les mentions obligatoires sur mes étiquettes ?
Non, TracaLots aide à structurer les informations de lot et de composition, mais la conformité complète d'une étiquette reste à vérifier selon les textes en vigueur applicables à votre type de produit.
Que faire si je démarre sans historique de traçabilité déjà saisi ?
Commencez à la date de mise en place : enregistrez les matières en stock avec les informations disponibles, puis poursuivez avec chaque nouvelle réception. L'historique se construit à partir de ce point de départ.

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Checklist traçabilité des lots

Faut-il cocher cette checklist à chaque livraison, même pour une seule matière ?
Oui, car c'est précisément la petite livraison isolée que l'on oublie d'enregistrer. Le geste prend quelques minutes et conditionne toute la chaîne : une matière non enregistrée à l'entrée ne pourra jamais être retrouvée le jour d'une alerte, quelle que soit la qualité du reste.
Que faire si une fabrication a déjà eu lieu sans que les lots de matières aient été notés ?
Compléter le plus tôt possible, tant que les étiquettes et les personnes présentes se souviennent, et signaler que l'information a été reconstituée. Notre article sur la façon de relier un produit fini à ses matières explique pourquoi ce lien doit sinon se créer au moment de la production.
Peut-on utiliser cette checklist avec un cahier papier ?
Oui. Elle décrit les gestes, pas le support. Un cahier bien tenu répond aux mêmes points, mais la section « alerte » sera plus longue à parcourir. Notre comparateur cahier papier ou outil numérique aide à mesurer cet écart sur vos propres volumes.
Combien de temps conserver les enregistrements cochés ?
Au moins jusqu'à la fin de vie des produits concernés, et plus longtemps pour pouvoir présenter un historique lors d'un contrôle. La durée exacte dépend de votre activité et de vos produits, à vérifier selon les textes en vigueur ou auprès de votre service de contrôle.

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Modèle de fiche de fabrication et de lot

Faut-il une fiche par fournée ou une fiche par journée ?
Cela dépend du découpage de vos numéros de lot. Une fiche par journée suffit si toutes les fournées d'un produit utilisent les mêmes lots de matières ; dès qu'un sac ou un bidon change en cours de journée, une fiche par fournée évite de retirer plus que nécessaire en cas d'alerte.
Que noter si le numéro de lot fournisseur est absent de l'emballage ?
Inscrivez la date de réception, le fournisseur et la date limite, puis signalez l'absence de lot en observation. Regardez aussi le bon de livraison, qui porte parfois le numéro. À l'avenir, demandez au fournisseur d'étiqueter ses lots : c'est votre seul moyen de savoir si une alerte vous concerne.
Peut-on remplacer cette fiche par un outil numérique ?
Oui, les mêmes informations peuvent être saisies dans un logiciel de traçabilité comme TracaLots ou dans un tableur, ce qui accélère la recherche en cas de rappel. La fiche papier reste utile comme secours ou pour un atelier qui débute, et le contenu à enregistrer ne change pas.
Que se passe-t-il si la fiche est remplie plusieurs jours après la fabrication ?
L'information perd en fiabilité : on ne se souvient plus quel sac a servi quel jour. Complétez malgré tout, en précisant que la fiche a été reconstituée, et prenez la mesure du risque avec notre simulateur de coût d'un rappel de lot, qui chiffre ce que coûte un retrait à l'aveugle.

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Passer de la lecture à l'action

TracaLots aide les ateliers alimentaires à tracer leurs lots et leurs matières premières, relier chaque produit fini à ses ingrédients et retrouver un lot en cas de rappel, sans classeur ni feuille volante.

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