Cette fiche est le maillon central de la traçabilité d'un atelier : elle relie un lot de produit fini aux matières qui le composent. Remplie au moment de la fabrication, elle permet de répondre aux deux questions d'un rappel, d'une matière remonter aux produits, d'un produit redescendre aux matières. Elle s'appuie sur la façon de construire un numéro de lot et sur les mentions attendues sur l'étiquette du produit fini. Notre calculateur de taille de lot aide à choisir le regroupement : une fiche par fournée ou par journée.
La présente fiche enregistre une fabrication réalisée dans l'atelier et lui attribue un numéro de lot unique. Elle relie ce lot de produit fini à chaque matière première employée, identifiée par son fournisseur et son numéro de lot d'origine. Elle constitue, avec les enregistrements de réception, la trace permettant de retrouver l'origine d'un ingrédient et l'ensemble des produits fabriqués avec un lot donné.
Le numéro de lot inscrit sur cette fiche est celui qui figure sur l'étiquette de chaque produit issu de la fabrication. Il suit le format en usage dans l'atelier, identique d'une fiche à l'autre, et ne peut être attribué à aucune autre fabrication. Lorsque plusieurs fournées d'un même produit sont regroupées sous un même numéro, la fiche précise les heures de début et de fin de la période couverte.
Chaque matière première utilisée est inscrite avec son nom, son fournisseur, le numéro de lot relevé sur son conditionnement et la quantité mise en œuvre. Lorsqu'une même matière provient de deux lots différents au cours de la fabrication, les deux numéros sont notés. Une matière dont le lot fournisseur est illisible ou manquant est signalée en observation, afin que l'atelier puisse en tenir compte en cas d'alerte.
Les contrôles réalisés au cours de la fabrication sont notés sur la fiche avec leur résultat : températures, aspect, poids ou tout autre point prévu par le plan de maîtrise sanitaire de l'atelier. Tout écart constaté et la décision prise en conséquence, utilisation, retraitement ou destruction, sont consignés en observation. Ces mentions ne se substituent pas aux registres propres à chaque obligation, à vérifier selon les textes en vigueur.
La fiche indique où sont partis les produits du lot : vente directe au comptoir, livraison à un ou plusieurs clients professionnels avec leur nom, la date et la quantité remise, ou maintien en stock. Cette information permet, en cas de rappel, de prévenir les destinataires concernés sans délai. Lorsque le lot est vendu sur plusieurs jours, les livraisons successives sont complétées au fur et à mesure au dos de la fiche.
La fiche est remplie au moment de la fabrication par la personne qui la réalise, qui la date et la signe. Elle est classée par ordre chronologique avec les enregistrements de réception et conservée dans l'atelier, à un endroit connu de l'équipe, au moins jusqu'à la fin de vie des produits concernés et pour la durée applicable à votre activité, à vérifier selon les textes en vigueur. Elle est présentée sur demande lors d'un contrôle.
TracaLots aide les ateliers alimentaires à tracer leurs lots et leurs matières premières, relier chaque produit fini à ses ingrédients et retrouver un lot en cas de rappel, sans classeur ni feuille volante.
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