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Que vérifier à chaque réception, fabrication et alerte pour tenir sa traçabilité des lots ?

Cette checklist suit le parcours d'une matière première dans un atelier alimentaire, de la livraison jusqu'au produit fini vendu. Elle reprend les gestes qui rendent une traçabilité réellement exploitable : ce qu'il faut contrôler quand on décide de réceptionner et enregistrer ses matières premières, ce qu'il faut noter au moment de relier un produit fini à ses matières, et l'ordre des actions pour réagir vite à un rappel de lot. Elle s'utilise aussi bien avec un cahier papier qu'avec un outil numérique comme TracaLots.

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Checklist traçabilité des lots

Date : ______________ Réalisé par : ____________________

À la réception d'une livraison de matières

Comparer la livraison au bon de commande : nature, quantité, conditionnement
Vérifier l'intégrité des emballages et refuser tout colis ouvert, écrasé ou souillé
Contrôler la température des produits sensibles à l'arrivée et la noter
Lire la date limite de chaque matière et s'assurer qu'elle laisse une marge suffisante
Relever le numéro de lot fournisseur tant que l'étiquette est lisible
Enregistrer fournisseur, date de réception, matière, quantité, lot et date limite
Conserver le bon de livraison ou la facture avec la trace de la réception
Ranger la matière en respectant le principe du premier périmé, premier sorti

Au moment de chaque fabrication

Attribuer un numéro de lot unique à la fabrication, selon un format toujours identique
Noter la date de fabrication et le produit ou la recette concernés
Inscrire chaque matière première utilisée avec son propre numéro de lot
Signaler quand une fabrication mélange deux lots d'une même matière
Indiquer la quantité produite, en unités ou en poids
Renseigner la date limite du produit fini calculée pour ce lot
Faire enregistrer le lien matières et fabrication sur le moment, jamais de mémoire après coup
Identifier la personne qui a réalisé la fabrication

Avant de mettre le produit fini en vente

Vérifier que le numéro de lot de l'étiquette est le même que celui de l'enregistrement
Contrôler la dénomination du produit et la liste des ingrédients
S'assurer que les allergènes sont mis en évidence dans la liste
Relire la date limite de consommation ou de durabilité imprimée
Tester la lisibilité de l'étiquette une fois posée : taille, contraste, tenue à l'humidité
Noter la destination du lot quand il part chez un client professionnel : nom, date, quantité

Chaque semaine, pour tenir l'atelier

Passer en revue les matières dont la date limite approche et les planifier en production
Retirer et consigner les matières dépassées, avec la raison et la quantité jetée
Vérifier que chaque réception de la semaine est reliée à au moins une fabrication ou encore en stock
Repérer les fabrications sans matière reliée et compléter tant que l'information est fraîche
Ranger ou sauvegarder les enregistrements de la semaine à un endroit connu de toute l'équipe
Contrôler que les étiquettes fournisseur des lots encore en stock sont toujours lisibles

En cas d'alerte sur une matière ou un produit

Noter précisément le numéro de lot signalé par le fournisseur ou par le client
Vérifier si ce lot a été réceptionné dans l'atelier et à quelle date
Lister toutes les fabrications qui ont utilisé ce lot de matière
Bloquer immédiatement les produits concernés encore en stock, à l'écart de la vente
Retrouver les clients livrés avec ces lots et les prévenir
Consigner chaque action prise, avec la date, l'heure et le nom de la personne
Conserver les produits bloqués ou la preuve de leur destruction selon les consignes reçues
Faire le point après coup sur ce qui a manqué pour retrouver l'information

Comment utiliser ce modèle

La checklist se lit section par section : les trois premières à chaque réception, fabrication ou étiquetage, la quatrième une fois par semaine, la dernière uniquement lors d'une alerte.
Elle s'affiche près du poste de réception et du poste de fabrication, cochée par la personne qui réalise le geste, puis conservée avec les enregistrements de traçabilité.
Les points de la section « alerte » gagnent à être répétés une fois à froid, sur un lot fictif, pour vérifier que l'atelier sait remonter la chaîne en quelques minutes.
Cette liste ne remplace pas le plan de maîtrise sanitaire ni les obligations propres à votre activité, à vérifier selon les textes en vigueur.

Questions sur ce modèle

Faut-il cocher cette checklist à chaque livraison, même pour une seule matière ?

Oui, car c'est précisément la petite livraison isolée que l'on oublie d'enregistrer. Le geste prend quelques minutes et conditionne toute la chaîne : une matière non enregistrée à l'entrée ne pourra jamais être retrouvée le jour d'une alerte, quelle que soit la qualité du reste.

Que faire si une fabrication a déjà eu lieu sans que les lots de matières aient été notés ?

Compléter le plus tôt possible, tant que les étiquettes et les personnes présentes se souviennent, et signaler que l'information a été reconstituée. Notre article sur la façon de relier un produit fini à ses matières explique pourquoi ce lien doit sinon se créer au moment de la production.

Peut-on utiliser cette checklist avec un cahier papier ?

Oui. Elle décrit les gestes, pas le support. Un cahier bien tenu répond aux mêmes points, mais la section « alerte » sera plus longue à parcourir. Notre comparateur cahier papier ou outil numérique aide à mesurer cet écart sur vos propres volumes.

Combien de temps conserver les enregistrements cochés ?

Au moins jusqu'à la fin de vie des produits concernés, et plus longtemps pour pouvoir présenter un historique lors d'un contrôle. La durée exacte dépend de votre activité et de vos produits, à vérifier selon les textes en vigueur ou auprès de votre service de contrôle.