TracaLots ou le cahier papier : comment tracer ses lots au quotidien ?

Ce que le cahier papier fait bien

Un cahier ne dépend d'aucune connexion, d'aucun abonnement et d'aucun appareil : il reste ouvert sur le plan de travail, accessible à tout moment, même en cas de coupure électrique. Pour un artisan seul, avec peu de matières et une écriture disciplinée, il peut couvrir l'essentiel de l'obligation de traçabilité.

• aucun coût, aucun matériel, aucune prise en main nécessaire ;
• toujours disponible, même sans connexion ni électricité ;
• habitude déjà installée dans beaucoup d'ateliers de métiers de bouche.

Sa limite tient à la recherche : retrouver un numéro de lot précis suppose de feuilleter plusieurs semaines de pages écrites à la main, souvent par plusieurs personnes différentes, avec des abréviations propres à chacune.

Ce que change une saisie numérique

Réceptionner et enregistrer une matière première prend quelques secondes dans TracaLots, avec le fournisseur, le lot et la date limite déjà proposés si la matière a déjà été reçue. Le lien avec la fabrication se fait au même endroit, sans recopie sur un second support.

• saisie guidée, avec les fournisseurs et matières déjà connus ;
• lot attribué et relié à la fabrication en une seule étape ;
• historique consultable par lot, par matière ou par date, sans feuilletage ;
• aucune page perdue, tachée ou illisible.

Cette rapidité suppose un téléphone ou un ordinateur disponible en atelier, et un temps d'adaptation au départ pour prendre de nouvelles habitudes de saisie.

La recherche en cas de rappel, le vrai test

Le jour d'un rappel, la différence entre les deux méthodes devient concrète : feuilleter un cahier pour retrouver toutes les fabrications ayant utilisé un lot de matière prend souvent des heures, avec le risque d'en oublier une. Une recherche numérique par numéro de lot affiche la liste en quelques secondes, à condition que le lien ait été enregistré au moment de la fabrication et non reconstitué après coup.

Le temps de saisie sur la durée

Sur une semaine, l'écart de temps entre les deux méthodes reste modeste ; sur une année, il s'accumule, en particulier quand plusieurs personnes saisissent des réceptions et des fabrications chaque jour. Notre comparateur de coût annuel permet de chiffrer cet écart avec vos propres volumes plutôt que de se fier à une moyenne générale.

Ce chiffrage dépend beaucoup de la taille de l'atelier et du nombre de personnes qui écrivent dans le cahier. Un artisan seul, avec un rythme de production stable, verra un écart plus modeste qu'un atelier où plusieurs personnes se relaient sur les réceptions et les fabrications, chacune avec sa propre façon de noter les informations. Dans ce second cas, la reprise en main du cahier par une personne qui n'a pas fait la saisie initiale ajoute un temps de compréhension que le numérique évite, puisque la structure de saisie reste la même quelle que soit la personne qui enregistre.

Le choix ne se limite donc pas à une question de coût moyen : il dépend de la régularité de vos volumes, du nombre de personnes impliquées dans la traçabilité et de la fréquence à laquelle vous devez réellement rechercher un lot dans l'historique, que ce soit pour un contrôle, une question d'un client ou un doute sur une matière.

Le comparatif en un tableau

Notre verdict